Svi pružatelji socijalnih usluga dužni su voditi evidencije i dokumentacije kako je predviđeno Pravilnikom o vođenju evidencije i dokumentacije pružatelja socijalnih usluga te načinu i rokovima za dostavu izvješća (NN 100/15). Obim dokumentacije koju vodi obiteljski dom za starije nešto je manji nego što je to slučaj kod ustanova (nema općih akata poput statuta i raznih pravilnika), pa je tako obiteljski dom za starije dužan voditi sljedeće:
- Matičnu knjigu korisnika
- Osobni list korisnika
- Dnevnu evidenciju odsutnosti korisnika
- Evidenciju aktivnog provođenja vremena korisnika
- Evidenciju utrošenih živežnih namirnica
DOSJE KORISNIKA U DOMU ZA STARIJE
Svaki korisnik ima i svoj dosje, a kojeg čini sljedeće:
- Osobni list korisnika
- Individualni plan
- Ugovor sklopljen između pružatelja usluga i korisnika ili Rješenje centra za socijalnu skrb o smještaju
- Potvrda o prebivalištu/boravištu
- Rodni list
- Evidencija o aktivnostima slobodnog vremena korisnika
- Preslika rješenja o skrbništvu (ako postoji)
- Preslika osobne i zdravstvene iskaznice
- Preslika važnije medicinske dokumentacije
- Zamolba za smještaj
ČUVANJE DOKUMENTACIJE
Pravilnikom je uređeno i čuvanje dokumentacije, pa se tako Matična knjiga korisnika čuva trajno, odnosno tijekom cijelog vremena rada doma. Sva ostala dokumentacija čuva se sukladno Zakonu o arhivskom gradivu i arhivima (NN 105/97, 64/00, 65/09, 125/11). Sva izvješća koja se predaju Ministarstvu čuvaju se 5 godina. Dokumentaciju je potrebno čuvati na način kojim se osigurava zaštita od oštećenja ili uništenja.
NOVČANE KAZNE
Ako se propisana dokumentacija ne vodi ili se vodi na nepravilan način, ili se ne dostavljaju izvješća, člankom 263 Zakona o socijalnoj skrbi, predviđene su novčane kazne za pravne i fizičke osobe od 5.000 do 20.000 kuna
OSTALO
Obiteljski domovi za starije su također dužni voditi propisanu dokumentaciju vezano za zdravstvenu skrb korisnika, zaštitu na radu, zaštitu osobnih podataka, evidencije o radnicima.
